La préparation et le déroulement de l'audit
Les opérateurs doivent être titulaire depuis le 4 juillet 2009 d'une attestation de capacité délivrée par un organisme agréé.
Toute entreprise qui procède à des opérations sur des équipements de réfrigération ou de climatisation, installation, dépannage, entretien, contrôle de l’étanchéité, devront obligatoirement détenir une attestation de capacité de manipulation des fluides par type d’équipement et par catégorie d’opérations.
Ce document est délivré par un organisme agrée ou il faudra déposer un dossier de candidature réunissant des preuves documentaires sur la capacité de l’entreprise à manipulé les fluides frigorifiques, deux conditions doivent être remplies pour l’obtention de ce document.
- L’ensemble du personnel (manipulant des fluides) doit détenir une attestation d’aptitude délivrée par un organisme qui formera et évaluera les candidats.
- L’entreprise devra disposer d’un outillage adapté et en quantité suffisante pour pouvoir réaliser les opérations sur les équipements contenant des fluides frigorigènes.
Les attestations de capacité seront valables 5 ans, en outre l’entreprise devra fournir un bilan annuel des mouvements de fluides frigorigènes mentionnant, pour chaque fluide les quantités :
- Achetées.
- Chargées dans les équipements.
- Récupérées.
- Stockées.
Le déroulement de l’audit
L’organisme de certification planifie les visites de suivi en faisant en sorte que chaque opérateur titulaire d’une attestation de capacité ait fait l’objet d’au moins une visite avant la fin de la période de validité de son attestation, conformément aux dispositions réglementaires.
La durée de l’audit est en fonction du nombre de personnel manipulant des fluides frigorigènes et du volume de l’outillage déclarés pour l’établissement.
La durée prévisionnelle de l’audit devant être réalisé avant délivrance de l’attestation ou au plus tard avant la fin de sa période de validité est estimée comme suit :
- jusqu’à 3 intervenants : 0,5 jour
- de 4 à 8 intervenants : 1 jour
- de 9 à 12 intervenants : 1,5 jour
- au-delà de 12 intervenants : 0,5 jour par tranche de 4 intervenants supplémentaires (en-deçà de 4 intervenants supplémentaires, fixation au prorata)
Ces durées prévisionnelles constituent une base de référence et sont susceptibles d’être modifiées.
Les étapes de l’audit
Ce rappel des objectifs de l’audit se fera en présence du ou des responsable(s) de l’entreprise, avec éventuellement, le ou les intervenants dont l’outillage sera contrôlé.
Les documents à préparer par l’opérateur :
- Le registre du personnel ou inscription au registre des métiers pour société unipersonnelle.
- Un lot d’outillage.
- L’auditeur contrôle le dossier de chaque intervenant,
- Il vérifie la présence de chaque intervenant dans le registre du personnel,
- Il contrôle de la présence des documents dans la base de données.
Les documents à préparer par l’opérateur :
- L’attestation d’aptitude de chaque intervenant, ou certificat équivalant délivré dans un état membre de l’UE,
- Le registre du personnel ou inscription au registre des métiers pour société unipersonnelle.
- L’auditeur vérifie le nombre de lots d’outillage,
- Il contrôle les listes d’outillages,
- Il vérifie le contrôle annuel de l’outillage,
- Il vérifie la mise à jour de l’outillage dans la base de données : listes, contrôles annuels.
Les documents et outillage à préparer par l’opérateur :
- L’attestation éventuelle sur l’organisation du travail des intervenants,
- La liste des outillages,
- L’outillage contrôlé à l’externe : certificat de vérification,
- L’outillage contrôlé à l’interne : procédures, fiches de contrôles et accessoires de mesures.
- La vérification de la présence du lot d’outillages
- Le contrôle de l’outillage,
o Contrôle documentaire : déclaration de conformité, documents de suivi annuel,
o Contrôle visuel : état général, numéro de série,
o Contrôle fonctionnel à la mise sous tension. - Le contrôle de la cohérence documentaire relative à l’outillage dans la base de données.
L’outillage à préparer par l’opérateur :
- L’échantillon d’outillage à contrôler le jour de l’audit comprendra :
- 1 station de récupération,
- 1 bouteille de récupération,
- 1 détecteur de fuite,
- 1 manifold/bypass : raccords flexibles avec obturateurs, manomètres,
- 1 thermomètre électronique,
- 1 balance avec une précision de 5%.
- L’auditeur contrôle la procédure de traçabilité des fluides,
- Il contrôle la fiche d’intervention et son utilisation : Cerfa N° 15497*2,
- Il contrôle la déclaration annuelle des fluides.
Les documents à préparer par l’opérateur :
- L’utilisation du Cerfa N° 15497*2,
- La présentation d’un nombre de fiches d’intervention suivant le nombre d’intervenants,
- L’existence de la déclaration dans la base de données.
- L’auditeur contrôle la gestion des plaintes
Les documents à préparer par l’opérateur :
- L’existence d’un registre et/ou d’une procédure de gestion des plaintes dans la base de données.
- L’auditeur effectue le bilan de l’audit,
- Il énonce les non conformités éventuelles.
Les documents à préparer par l’opérateur :
- La validation des fiches de non conformités,
- Les échéances éventuelles,
- La fiche de synthèse.
